받은 메일 80통, AI한테 분류시켰더니 — 6월 인박스 정리 일지

 

6월 첫째 주 월요일 아침 9시, 받은편지함에 쌓인 메일 80통을 멍하니 바라보다가 그냥 통째로 복사해서 클로드(Claude) 창에 던졌습니다. 23분 뒤, 인박스가 비어있더라고요.

 

메일 80통 중 진짜 답장 필요한 건 10통뿐

월요일 아침 받은편지함을 열면 늘 비슷한 광경이에요. 주말 사이 쌓인 뉴스레터, 광고, CC로 끼어든 사내 공지, 거기에 진짜 답장을 기다리는 거래처 메일까지 뒤섞여 있죠. 제 경우 한 주에 평균 80통 안팎이 들어오는데, 이 중 실제로 제가 손을 대야 하는 메일은 10통 남짓입니다.

 

cloudHQ 2025 조사에 따르면 사무직 평균 수신량이 하루 121통, 주 5일이면 600통 안팎에 달한다고 하니, 주 80통이면 그에 비하면 적은 편이라고 봅니다. 다만 적다고 만만한 게 아니에요. 70통의 노이즈 사이에 숨어있는 10통을 찾아야 하니까요. 이 10통이 영업 거래처 마감 일정이거나 윗선 보고 요청이면 놓쳤을 때 비용이 큽니다.

 

지메일(Gmail) 필터를 써봤는데 발신자·제목 패턴이 매번 달라서 절반 이상이 빠져나가더군요. 결국 "메일 본문을 읽고 맥락을 판단하는" 부분이 필요했습니다. 거기서 클로드를 꺼냈어요.

 

비개발자가 클로드로 메일 80통 분류한 방법

쓴 도구는 클로드 웹 화면 하나입니다. 코딩은 한 줄도 안 들어갔어요. 절차는 단순합니다.

 

1. 받은편지함을 20통씩 4묶음으로 나눠 본문 전체를 복사합니다.
2. 클로드 창 상단에 제 직무·우선순위 기준을 한 문단으로 박아둡니다.
3. 출력은 "발신자 / 분류 / 한 줄 요약 / 마감일 / 추천 액션" 5칸짜리 표로 강제합니다.

 

처음에 80통을 한 번에 통째로 던졌더니 중간 메일 몇 개를 슬쩍 건너뛰고 요약하는 일이 생기더라고요. 한 번에 받아주는 양 자체는 넉넉한데, 메일이 많아질수록 중간 항목을 압축해버리는 경향이 있어 보입니다. 20통씩 끊어 넣으니 누락이 사라졌어요.

 

핵심은 두 번째 단계, "우선순위 기준" 문단입니다. AI가 제 마음을 읽지는 못하니까요. 저는 이런 식으로 적어 둡니다.

 

직무는 B2B 영업 지원, A사 김 부장 도메인은 무조건 [긴급],
사내 hr@ 도메인은 [확인], newsletter/promo 단어 들어가면 [참고].

 

이 한 문단이 있느냐 없느냐로 분류 정확도가 확 갈리거든요.

 

분류 기준은 4단계로 갔어요. [긴급] 즉시 답장, [확인] 인지만 하면 됨, [참고] 나중에 읽기, [스팸/삭제]. 표로 받으면 스캐닝이 빨라서 30초 안에 [긴급] 묶음만 골라낼 수 있습니다.

 

 

받은편지함 비우기 23분, 답장 초안까지 한 번에

분류만 한 첫 시도가 35분이 걸렸고, 두 번째 시도엔 프롬프트와 묶음 단위를 정리해서 분류+초안까지 23분에 끝났습니다. 검토·수정만 하면 되니까 빈 화면 앞에서 첫 줄 고민하는 시간이 사라진 거예요.

 

초안 품질은 솔직히 70% 정도라고 봅니다. 일정 조율, 자료 송부 회신처럼 정형적인 메일은 한 줄 수정으로 바로 발송 가능했어요. 반면 내부 보고나 거절 메일은 톤이 어색해서 절반 가까이 다시 썼습니다. "확인 부탁드립니다"가 들어갈 자리에 "확인 바랍니다" 같은 딱딱한 표현이 자꾸 끼어드는 식이에요.

 

병목은 의외로 AI가 아니라 사람 쪽에 있었어요. 지메일에서 본문 텍스트를 80통어치 복사해 붙여넣는 데만 8분이 걸렸습니다. 이 부분은 추출 스크립트나 확장 프로그램이 필요하다는 결론이에요. 개인적으로는 다음 주부터 이 8분을 줄일 도구를 찾아볼 생각입니다.

 

 

클로드가 저지른 실수 3가지와 막는 법

23분 만에 끝났다고 신난 것도 잠시, 검수하다 보니 분류 오류가 세 가지 나왔습니다.

 

1. 숨은 마감일을 [확인]으로 분류

 

본문 끝에 "이번 주 금요일까지 회신 부탁드립니다" 한 줄이 박혀 있는 메일을 그냥 [확인]으로 잡았어요. 단순 정보 공유로 시작해서 마지막 한 줄에 마감이 붙는 메일은 AI가 자주 놓치는 편이에요. 해결은 단순했습니다. 출력 표에 '마감일' 칸을 무조건 채우게 강제했더니, 칸을 비울 수 없으니 본문 끝까지 훑어 마감을 찾아오더라고요.

 

2. 비즈니스 톤이 어긋난 답장 초안

 

"검토 후 회신드리겠습니다"를 "검토하고 답변드리겠습니다"로, "확인차 전달드립니다"를 "참고하세요"로 바꿔놓는 식입니다. 의미는 같은데 한국 비즈니스 한국어로는 살짝 거리감이 생겨요. [긴급]으로 분류된 메일 답장은 사람이 직접 톤을 한 번 더 보는 게 안전합니다.

 

3. 외부 LLM에 민감 정보 그대로 입력

 

이게 제일 위험해요. 거래처명, 계약 금액, 담당자 휴대폰 번호가 메일 본문에 그대로 박혀 있는 경우가 많은데, 그걸 복사해서 외부 서비스에 던지는 순간 회사 보안 규정 위반 소지가 생깁니다. 저는 복사 단계에서 거래처명을 "A사", 금액을 "X원", 사람 이름을 "김 부장" 같은 일반 표기로 한 번 치환한 뒤 클로드에 넣고 있어요. 손이 좀 더 가지만 이 부분만큼은 자동화하지 않고 수작업으로 두는 쪽이 안전하다고 봅니다.

 

 

80통 메일 정리 실험에서 남은 한 줄

23분에 끝났다는 숫자보다 더 들여다볼 만한 건 마지막 5분이에요. [긴급] 묶음을 사람 눈으로 다시 훑고 본문 끝줄에 숨은 마감일 한 줄을 잡아내는 그 시간이, 23분 자동화의 안전핀 역할을 합니다.